Der Preis deines Fachkräftemangels

Vakanzkosten richtig berechnen: So teuer sind Deine unbesetzten Stellen

Kosten für Filmproduktionen sind ein häufiges Thema, wenn wir mit unseren Kunden Recruiting-Kampagnen planen. Vielleicht hast auch Du Dich schon gefragt, warum es lohnt, 30.000 – 50.000 Euro fürs Recruiting zu investieren und warum dies dennoch günstig ist und dir sogar Geld spart im Vergleich zu Geld verbrennenden Vakanzkosten von 100.000 – 200.000 Euro jedes Jahr mit nur wenigen fehlenden Fachkräften.

Das große Problem, das wir immer wieder feststellen: Viele Einsteiger ins Thema Recruiting sehen alleine die Kosten einer Kampagne und nicht, wie teuer die aktuellen Vakanzen wirklich sind. Mit konkretem Vakanzkosten-Rechner und Opportunitätskosten machen wir das Thema für Dich greifbar und zeigen auf, weshalb sich ein höheres Investment so sehr für Dich lohnt,
 

Der wichtigste Schritt: Mach Dir die Vakanzkosten bewusst

Über das Thema Vakanzkosten haben wir bereits ausführlich beschrieben. Ein Betrag von 20.000 oder 30.000 Euro pro Jahr ist selbst bei Stellen mit weniger qualifizierten Arbeitskräften keine Seltenheit. Die sogenannten Cost-of-Vacancy (CoV) kannst Du mit der untenstehenden Formel sogar ganz konkret für Dein Unternehmen und bestimmte Stellenausschreibungen nachrechnen.

Bevor es konkret um Euros geht, mach Dir Folgendes immer bewusst: Nicht besetzte Stellen kosten Geld. Viel Geld! Doch dieser Betrag ist den wenigsten Entscheidern bewusst, da die CoV nicht einfach monatlich von Deinem Konto abgezogen werden. Dennoch verschenkst Du mit ihnen Umsätze und Potenzial, Deine Marktposition auszubauen. Eine fehlende Fachkraft kann nichts für Dich erwirtschaften – und genau dies ist ein Verlust.

Mach Dir dies bewusst und verdränge diese Tatsache nicht. Betrachte die nachfolgenden Zahlen deshalb immer im Auge, wenn Du sie mit Deinem Engagement für eine professionelle Recruiting-Kampagne vergleichst. Schnell merkst Du: 100.000 Euro für eine gezielte Gewinnung von Fachkräften ist ein Bruchteil von dem, was Du durch offene Stellen verpasst.

Selbst mit konkreten Zahlen arbeiten

Wenn Dir unsere Rechenbeispiele bislang nicht ausreichen, machen wir Dir das Ganze noch einfacher. Hier findest Du einen Vakanz- und Opportunitätsrechner. Du kannst ganz konkret Deine Zahlen eingeben und erfährst auf einen Blick, was Dich Deine offenen Stellen wirklich kosten. Lass Dich überraschen, welche Möglichkeiten Deinem Unternehmen über Monate hinweg entgehen.

Konkrete Berechnung der CoV für Deine Stellen

Um die Vakanzkosten mit einem CoV-Rechner zu berechnen, brauchst Du drei konkrete Kennzahlen und eine Messgröße, die sich durch den Arbeitsmarkt und die Erfahrung ergibt. Zu den Kennzahlen gehören:

• Jahresgehalt der Fachkraft in brutto
• Anzahl der Arbeitstage pro Jahr
• Wichtigkeit der zu besetzenden Stelle

Wenn Du das Jahresgehalt durch die Arbeitstage teilst, berechnest Du die Opportunitätskosten pro Tag. Bei besonders wichtigen Stellen solltest Du diese Zahl noch einmal verdoppeln oder sogar verdreifachen. Abschließend nimmst Du das Ganze mit der Anzahl von Tagen mal, die Du aus Deiner Erfahrung für die Besetzung einer Stelle benötigst. Hierzu zwei ganz konkrete Beispiele, jeweils mit den für Deutschland typischen 250 Arbeitstagen pro Jahr.

• Du zahlst einer Fachkraft 50.000 Euro pro Jahr, die Opportunitätskosten (50.000 Euro : 250) liegen bei 200 Euro pro Tag. Hast Du in Deiner Branche die Erfahrung gesammelt, dass es 200 Tage bis zur Stellenbesetzung braucht, liegen die Cost-of-Vacancy bei 200 Euro * 200 = 40.000 Euro pro Jahr.
  
• Eine besonders wichtige Fachkraft mit 80.000 Euro Bruttojahresgehalt käme täglich auf 320 Euro, wegen der hohen Wichtigkeit verdoppelt auf 640 Euro. Selbst wenn es in Deiner Branche im Durchschnitt „nur“ 100 Tage bis zur Stellenbesetzung braucht, liegen die Cost-of-Vacancy bei 64.000 Euro als verschwendetes Potenzial.

Wenn Du wenig Erfahrung gesammelt hast, wie lange eine Stellenbesetzung in Deiner Branche benötigt, findest Du Richtwerte im Internet. Der Schnitt über alle Branchen hinweg liegt aktuell bei knapp 145 Tagen.

Opportunitätskosten – mehr als nur die CoV

Bei unserer Berechnung ist bereits der Begriff Opportunitätskosten gefallen. „Opportunität“ heißt in diesem Zusammenhang „Gelegenheit“ – die Gelegenheit, die Dein Unternehmen Tag für Tag verpasst, wenn die Stelle unbesetzt bleibt. Genauer hingeschaut, beschränken sich Kosten und Potenziale nicht allein auf das Gehalt der zu besetzenden Stelle. Etwas genauer kannst Du die Opportunitätskosten berechnen, wenn Du alle Fixkosten einfließen lässt, die Deinem Unternehmen beim entsprechenden Mitarbeiter entstehen.

Hierzu ein Beispiel: Wir gehen von einer für Dich wichtigen Fachkraft aus, die ein Bruttojahresgehalt von 72.000 Euro bzw. 6.000 Euro im Monat erhielte. Folgende Zusatzkosten musst Du für Dein Unternehmen einplanen (konkrete Werte kannst Du für Dein Unternehmen einsetzen, falls bekannt):

• Sozialversicherungsbeträge: 1.050 Euro
• Administrationskosten: 50 Euro
• Kosten für IT-Ausstattung: 150 Euro
• Kosten für Fort- und Weiterbildung: 100 Euro
• Versorgung und Instandhaltung: 150 Euro
• Miete des Büroraumes anteilig: 100 Euro

Zusammen mit dem Bruttomonatsgehalt addieren sich die monatlichen Fixkosten somit auf 7.600 Euro. Bei der Opportunität geht es jedoch nicht darum, was Dich ein Mitarbeiter kostet, sondern wie viel Geld sie Deinem Unternehmen bringt. Eine Relation zwischen Kosten und Nutzen wird erstellt, diese nennt sich Wirkungsgrad. Und den berechnest Du in unserem Beispiel so:

Anhand Deiner Umsätze weißt Du genau, wie viel Umsatz pro Mitarbeiter generiert wird. Sagen wir, es sind bei Dir konkret 15.000 Euro. Teile diesen Wert durch die monatlichen Fixkosten von 7.600 Euro, und Du erhältst ungefähr 1,97.

Die Opportunitätskosten pro Tag dieses Mitarbeiters berechnen sich so:

(1,97-1) * Fixkosten (7.700 Euro) / Monatsarbeitstage (22) = 339,50 Euro pro Tag.

In einem Monat sind dies 10.185 Euro. In einem Vierteljahr, in dem Du vergeblich die Stelle besetzen wolltest, 30.555 Euro. Das sind im Jahr bereits 122.220 Euro.

Und nicht vergessen:
Wir sprechen von einer einzigen Stelle, in den meisten Firmen sind gleich mehrere Vakanzen zeitgleich zu besetzen.
Spürst du die Relation und Ausmaße?

Im Vergleich dazu: Deine Recruiting-Kosten

Was zeichnet eine gute Recruiting-Strategie aus? Ganz einfach: Du kannst Deine Vakanz in einem angemessenen Zeitrahmen füllen und die Kosten des Recruitings bleiben unter den genannten Opportunitätskosten. Wie lässt sich dies in Beziehung setzen? Die Antwort liefert eine weitere Rechengröße: Die sogenannten Cost per Hire.

Den Begriff solltest Du nicht mit der Time to Hire verwechseln, die ebenfalls im Recruiting eine Rolle spielt. Sie bemisst alleine den zeitlichen Faktor, der zwischen Erstkontakt zu einem Bewerber und der Unterschrift des Arbeitsvertrags entsteht. Auch diese Größe solltest Du natürlich minimieren, nicht zuletzt, weil Du Tag für Tag Opportunität verschwendest. Bei der Cost per Hire gibt es jedoch einen anderen Schwerpunkt.

Die Cost per Hire (CPH) fasst all Deine internen und externen Ausgaben fürs Recruiting zusammen, geteilt durch die Anzahl der erfolgreichen Einstellungen der entsprechenden Kampagne. Zu den internen Kosten gehören beispielsweise:

• Gehaltszahlungen für die Mitarbeiter Deiner Recruitingabteilung
• Kosten für selbst durchgeführte Kampagnen und Stellenanzeigen
• Weiterbildung Deiner Recruiting-Teams
• Aufbau und Ausbau Deines Markenimages

Hier sitzt Du selbst an den Stellschrauben, wie viel Dich internes Recruiting kostet und was Du bereit bist, für den Erfolg der Stellenbesetzung zu investieren. Externe Kosten umfassen alle Maßnahmen, die Du mit Partnern und Dienstleistern abwickelst. Also z. B. Werbeagenturen für die Ausarbeitung Deiner Brand. Oder die Zusammenarbeit mit Chainshot für starke Recruiting-Videos. Auch hier ein konkretes Rechenbeispiel.

Rechenbeispiel für die Cost per Hire (CPH)

Dein Unternehmen arbeitet intern mit einem überschaubaren Recruiting-Budget von 40.000 Euro. Dieses wird für Stellenanzeigen auf Jobbörsen oder einzelne Maßnahmen im Branding genutzt. Externes Recruiting stand bislang im Hintergrund. Da mittlerweile 20 Stellen in verschiedenen Abteilungen zu besetzen sind, gehst Du einen anderen Weg. Du entscheidest Dich jedoch jetzt für eine groß angelegte Videokampagne. Hierfür nimmst Du 150.000 Euro in die Hand.

Dank der erfolgreichen Kampagne konntest Du 18 der 20 Stellen besetzen. Die CPH berechnet sich somit als:

(40.000 + 150.000 Euro) / 18 = 10.555 Euro pro Stelle.

Ist dies ein guter oder schlechter Wert? Das hängt sehr von Deiner Branche und der Nachfrage an Fachkräften ab. Verschiedene Studien und Befragungen geben die CPH in einem breiten Spektrum zwischen 3.000 und 10.000 Euro der befragten Unternehmen an.

Doch egal, ob Du 5.000 oder 10.000 Euro pro Stelle als CPH zahlst, mach Dir immer bewusst: Für die erfolgreiche Besetzung einer Vakanz hast Du einen geringen Betrag im Vergleich zu den Opportunitätskosten ausgegeben. Mit dem obigen Rechenbeispiel hast Du das Geld nach einem Monat wieder raus, wenn die Anstellung geklappt hat. Und dies, obwohl (oder gerade weil) Du bereit warst,  z.B. 150.000 Euro für eine gute, externe Recruiting-Kampagne in die Hand zu nehmen.