Expertise mit Video-Offboard­ing im Unter­nehmen

Sauberes Video-Offboarding rettet Expertise

Selbst der beste Arbeit­geber der Welt verliert manchmal einen Ange­stellten. Vielleicht geht eine erfahrene Fachkraft in den wohl­verdienten Ruhestand oder zieht mit seiner Familie in einen anderen Teil der Welt. Das Offboarding dürfte hier ein­vernehmlich und stimmungs­voll stattfinden – und reißt trotzdem ein riesiges Loch in Dein Unter­nehmen.

Mit jedem Offboarding erfahrener Mitarbeiter gehen Wissen und Expertise verloren. Fähigkeiten, die Du durch das Onboarding neuer Fachkräfte nicht ohne Weiteres ersetzen kannst. Denke deshalb über Möglichkeiten nach, dieses Wissen zu erhalten und Expertise in Deinem Unternehmen zu halten – Videos sind für dieses Konzept bestens geeignet.

Wissens­verlust durch Offboarding – ein ernstes Problem

Ein guter Mitarbeiter, der Fachwissen und Berufs­erfahrung vereint, ist durch nichts zu ersetzen. Selbst bei einer hervorragenden Ausbildung junger Nachwuchskräfte lassen sich die vielfältigen Einblicke ins Arbeitsleben über Jahre und Jahrzehnte hinweg einfach nicht ersetzen. Diese Art von Wissen lässt sich jedoch weitergeben – am besten aus erster Hand und mit direkter Einbindung Deiner Mitarbeiter vor dem Offboarding.

Und diese Weitergabe von Wissen ist nötiger denn je. Fachkräfte sind in vielen Unternehmen rar gesät und oft schon in einem höheren Alter. Schon jetzt warnt das Statistische Bundesamt davor, dass es bei einer mäßigen Zuwanderung in den nächsten 15 Jahren zu einem Mangel an bis zu 5,0 Millionen Erwerbstätige in Deutschland kommen könnte.

Der demografische Wandel spielt hierbei die entscheidende Rolle. Die Gesellschaft wird immer alter, und somit auch die Arbeitskräfte, die in den nächsten zehn bis 15 Jahre in Rente gehen. Und mit ihrer Verrentung verabschieden sich auch Fachwissen und Erfahrung aus Deinem Unternehmen. Ob Zuwanderung alleine diese Wissenslücke schließen kann, wird politisch heiß diskutiert und dürfte nicht jedem Unternehmen gleichermaßen weiterhelfen.

Klaffende Wissens­lücken erkennen und vorbeugen

Natürlich können wir alle über den sogenannte Fachkräfte­mangel meckern und uns unserem Schicksal ergeben. Dass sich dieses Problem mit einem zeitgemäßen Recruiting und durch­dachten Profiling geeigneter Kandidaten lösen lässt, erkennen immer mehr junge und motivierte Arbeitgeber. Über eine Herausforderung wird jedoch noch zu selten nachgedacht:

Es geht nicht nur darum, Fachwissen und Kompetenz für die Zukunft in Dein Unternehmen zu holen. Genauso musst Du das Fachwissen konservieren, das aktuell vorhanden ist. Ansonsten entstehen klaffende Wissens­lücken, dieselbst eine qualifizierte Fachkraft nicht ohne Weiteres bei Dir schließen kann.

Natürlich kannst Du als motivierter Arbeitgeber Geld für Fort- und Weiterbildungen Deiner Mitarbeiter ausgeben. Doch warum nicht gleich das praxisnahe Wissen nutzen, dass schon in Deinem Unternehmen vorhanden ist? Bevor sich dieses in den Ruhestand verabschiedet oder aus anderen Gründen Dein Unternehmen verlässt, beuge vor und schaffe Grundlagen, um Wissen zu erhalten.

Was für Video-Onboarding als Strategie spricht

Wissen lässt sich auf vielfältige Weise konservieren und weitergeben. Schriftliche Tutorials und Erklärungen über Arbeitsprozesse sind eine Option. Allerdings bringen Sie für beide Seiten ernsthafte Probleme mit sich:

1. Der scheidende Mitarbeiter muss viele Stunden seiner Arbeitszeit investieren, um seine Erfahrung aufzuschreiben. Gerade bei handwerklichen, industriellen oder anderweitig praktischen Jobs lassen sich Abläufe und Prozesse kaum in Worte fassen.
2. Der neue Mitarbeiter muss sich durch Berge von Papier oder Dateien wühlen, um dieses ganze Wissen aufzunehmen. Ist dies noch nicht einmal praxisnah, wird die erhoffte Weitergabe von Wissen schnell im Sand verlaufen.

Wissen und Expertise weiterzugeben, heißt nicht einfach, Dinge aufzuschreiben und zu hoffen, dass jemand sie versteht und umsetzt. Sie müssen greifbar und anschaulich sein. Auf dem aufbauen, was der neue Bewerber bereits kann und weiß, um Wissen gezielt weiterführen. Und im Idealfall episodenhaft zusammengestellt sein, um im Bedarfsfall gezielt auf einzelne Inhalte zurückgreifen zu können.

All diese Ansprüche erfüllt das Medium Video perfekt. Anschaulich in Wort und Bild kannst Du dafür sorgen, dass aktuelle Mitarbeiter ihr Wissen mit den Mitarbeitern der Zukunft teilen. Umso wichtiger, wenn Offboarding und Onboarding sich zeitlich nicht überschneiden sollten.

Vorteile des Video-Offboardings im Überblick

• Du leistest einen klugen Beitrag zur virtuellen, automatischen Einarbeitung.
• Du erschaffst ein Nachschlagewerk, das auch für aktuelle Mitarbeiter informativ ist.
• Dein scheidende Mitarbeiter hat das gute Gefühl, einen Teil von sich im Unternehmen halten zu können.
• Neue Mitarbeiter müssen nicht ständig die Hemmschwelle überwinden, um wieder und wieder Fragen zu Arbeitsabläufen zu stellen.
• Du schaffst ein zusätzliches Benefit für Fachkräfte und zeigst, dass Du Dir Gedanken über das On-und Offboarding machst.

Unsere Checkliste für ein kluges Offboarding

Beim Offboarding geht es nicht alleine um die Weitergabe von Wissen. Vielleicht rechnest Du als Arbeitgeber gar nicht damit, dass Dich eine bestimmte Fachkraft verlässt. Für beide Seiten, Mitarbeiter und Firma, sind deshalb einige Grundregeln zu beachten:

• Als Mitarbeiter solltest Du Deinen Austritt frühzeitig mitteilen, beispielsweise auch bei Gedanken an eine Frührente oder Altersteilzeit.
• Mache Dir eigene Gedanken, welche Art von Wissen im Unternehmen bleiben sollte, um Deinen Teil zu hinterlassen.
• Denke darüber nach, wie Du Dein Wissen am besten weitergeben kannst, beispielsweise durch eine kluge thematische Unterteilung.
• Zeige Bereitschaft, Dein Know-how im Unternehmen zu halten und erarbeite gemeinsam mit der Firmenführung die richtige Strategie.

Wenn Du als Unternehmer mit einem baldigen Offboarding konfrontiert bist, mache Dir über folgende Punkte und Schritte Gedanken:

• Stellen einen formal sauberen Ablauf von Kündigung und Ausscheiden aus Deinem Unternehmen sicher, damit es kein böses Blut gibt.
• Stoße ein Video-Offboarding an, um dem scheidenden Mitarbeiter zu signalisieren, dass der Erhalt seines Wissens von Dir gewünscht ist.
• Schaffe die technischen Möglichkeiten, um Videos für das Offboarding zu erstellen und langfristig alten und neuen Mitarbeitern bereitzustellen.
• Nutze die Videos und Tutorials als Alleinstellungsmerkmal oder Benefit, die Dir auch beim zukünftigen Recruiting weiterhelfen dürften.

Offboarding in Social-Media – der öffentliche Weg

Nicht jedes Fachwissen zu Abläufen in Deiner Firma sollte der Öffentlichkeit preisgegeben werden. Umgekehrt kann es jedoch einen tollen Eindruck von Deiner Firma oder Marke hinterlassen, wenn Du Deine Expertise frei zur Verfügung stellst. Videos Deines Offboardings müssen deshalb nicht zwingend nur für den hausinternen Gebrauch gedacht sein.

Eine Variante ist es, diese in Social-Media als kleine Serie bereitzustellen. Auch ein Video-Format als Show ist denkbar, um Wissen zu dokumentieren und anschaulich als alle Interessierten weiterzugeben. Hiermit hätte ein neuer Angestellter oder Bewerber sogar die Möglichkeit, im Vorfeld Einblicke in wichtige Abläufe und Prozesse zu gewinnen.

Natürlich erfüllen solche Videos auch einen hervorragenden Zweck im Bereich Werbung und Marketing. Du positionierst Deine Marke stark im Internet und schaffst ein echtes Alleinstellungsmerkmal gegenüber Deiner Konkurrenz. Es entsteht der Eindruck, dass Du Dich nicht nur gut um Deine Mitarbeiter kümmerst, wenn es um den Wissenstransfer geht. Du bist sogar in der starken Position, Dein Wissen mit der Welt zu teilen.

Wissen wurde nicht dokumentiert? Ändere dies!

Zugegeben: Für manche aus­scheidende Arbeitskräfte wird es befremdlich sein, die letzten Wochen oder Monate des Arbeits­lebens mit der Dokumentation Ihres Wissens zu verbringen. Deshalb sollte das Ganze nicht zu kompakt ablaufen. Mache es zu einem festen Bestandteil Deiner Firmen­kultur, Wissen festzuhalten und zu dokumentieren.

Dies heißt nicht, dass alle 14 Tage ein Kamerateam für Deine Video­produktion vor Ort sein muss. Deine Mitarbeiter sollten jedoch im Arbeitsalltag immer wieder Zeit finden, alte und neue Abläufe zu dokumentieren, die sich aus der Arbeitserfahrung heraus entwickelt haben. Selbst wenn dies nur kleine Notizzettel sind –sie stellen das ideale Mini-Skript für Deine nächste Video­produktion dar.

Mit Video-Häppchen strategisch bestens vorbereitet

Jeder Bewerber oder neue Mitarbeiter bringt einen anderen Wissensstand mit. Manche werden über einige Jahre Berufserfahrung verfügen und mit Teilen Deiner Abläufe bestens vertraut sein. Andere sind Quer-und Seiteneinsteiger, die in einzelnen Themengebieten von Grund auf anfangen müssen.

All dies ist okay und gehört zur modernen Fort-und Weiterbildung am Arbeitsplatz dazu. Im Konzept Deiner Offboarding-Videos solltest Du hierauf eingehen, indem Du nicht eine umfassende Journey für Neulinge absteckst. Was bringt manchen Neulingen ein achtstündiges Startvideos, wenn die Inhalte der ersten fünf Stunden bereits bekannt sind?

Kleine Videos, die sich gezielt auswählen lassen und einzelne Themen behandeln, sind der bessere Weg. Hierauf kann sich die scheidende Fachkraft bei der inhaltlichen Gestaltung konzentrieren, ohne ein abendfüllendes Tutorial erarbeiten zu müssen. Stattdessen gibt es praktische Tipps, Einblicke und Informationen zu einzelnen Geräten, Maschinen, Abläufen, Arbeitsprozessen – you name it!

Und denke immer daran: In der digitalen und globalen Arbeitswelt sind die Grenzen zwischen Abteilungen und Standorten fließend. Höre also mit der künstlichen Geheimniskrämerei auf und sei bereit, Wissen offen mit anderenzu teilen. Je mehr Menschen hierauf Zugriff haben und dies richtig umsetzen, umso größer sind die Chancen, mit wirklich fähigen Mitarbeitern in Deinem Unternehmen zusammenarbeiten zu können.

Vom einzelnen Video zu Management System

Abschließend noch ein Blick auf die formale Ebene. Schließlich bietet sich nicht für jede Firma ein Show-Format an, dass bei Social-Media für Furore sorgt.

Wenn Du und Deine scheidenden Mitarbeiter Wissen über Offboarding-Videos weitergibst, müssen diese einfach und intuitiv schnell verfügbar sein. Sie einfach auf dem Webserver Deiner Firma abzulegen, ist eine Option, hilft jedoch beim gezielten Aufrufen einzelner Inhalte nur selten weiter.

Ein Learning Management System oder eine ähnliche digitale Lösung erfüllt diesen Zweck besser. Bei diesem kannst Du den Zugang frei vergeben und verschiedenen Gruppen Deines Unternehmens bzw. der Öffentlichkeit unterschiedliche Inhalte freigeben. Auch die Suche nach bestimmten Inhalten und Stichworten ist möglich und beschleunigt die schnelle Recherche im Arbeitsalltag erheblich.

Natürlich gibt's auch hier keine Patentlösung. Sprich einfach mit unseren Videoexperten von Chainshot darüber, wie sich die erstellten Videos am besten „an den Mitarbeiter bringen“ lassen. Dies gilt für Neulinge genauso wie Dein Stammpersonal.

Offboarding-Videos für Dein Recruiting nutzen

Oben haben wir es schon kurz angesprochen: Ein Onboarding mit fachkundigen Videos früherer Mitarbeiter ist ein echtes Benefit, das Dein Engagement als Chef zeigt. Du bist nicht nur aktiv an einem Wissenstransfer interessiert. Vielmehr zeigst Du potenziellen Bewerbern, dass Du ihnen ernsthaft bei der Einarbeitung helfen möchtest und Dir frühzeitig Gedanken über die Weitergabe von Wissen gemacht hast.

All dies kannst Du als starkes Argumente beim digitalen Recruiting nutzen. Vielleicht sogar mit Einblicken in einzelne Videos, die authentisch die Atmosphäre in Deinem Unternehmen vermitteln und zeigen, wie gut der persönliche Umgang miteinander und die Wissensvermittlung im Speziellen gelingen.

Motivierte Fachkräfte, die vielleicht über einen Wechsel des Arbeitgebers nachdenken, werden hiervon begeistert sein. Und die Hemmschwelle einer Bewerbung bei Dir sinkt, schließlich kann man sich schon im Vorfeld in eine Reihe spezieller Inhalte einarbeiten. Besser geht's gar nicht, um Dich als modernen und motivierten Arbeitgeber zu präsentieren.

Moderne Recruiting-Tools nutzen – Chainshot hilft weiter!

Für ein professionelles Auftreten in der digitalen Welt und ein besseres Recruiting sind Videoproduktionen von Chainshot der ideale Partner. Wir wissen aus Erfahrung, wie Du mit unseren Video-Strategien zu einem konstanten Bewerberstrom mit On-und Off-Schalter gelangst.

Wir sorgen mit klugem Profiling dafür, dass es persönlich passt und Du die Spitzentalente für Dein Unternehmen gewinnst, die Dich wirklich voranbringen. Mit dem Video-Offboarding zeigst Du dabei nicht nur Wertschätzung für Deine aktuellen Mitarbeiter, sondern schaffst Anreize für die nachrückende Generation. Und auf die kommt es an, damit Dein Unternehmen auch im demografischen Wandel erfolgreich bleibt.

Lerne selbst das große Potenzial von Videos als Snackable Content im Arbeitsumfeld kennen. Zünde mit Chainshot Deine Recruiting-Rakete und zeige, wie modernes Offboarding wirklich geht!